Quick wins · Niveau zéro
3 quick wins IA
que vous pouvez mettre en place
en 10 minutes.
Vous n'avez pas besoin d'être technique. Vous n'avez pas besoin d'une agence. Voici 3 actions concrètes, testées chez des dirigeants de PME comme vous, qui vous font gagner 3 à 5 heures par semaine dès cette semaine.
Quick win 1 Vos comptes-rendus de réunion automatiques (5 min)
Le problème
Vous avez 3 à 7 réunions par semaine. Vous laissez la moitié sans compte-rendu, parce que vous n'avez pas le temps. Résultat : les actions tombent dans l'oubli, et vous repartez sur les mêmes sujets à la réunion suivante.
La solution
Fathom est un outil gratuit qui rejoint automatiquement vos meetings Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, les transcrit, et génère un résumé clair avec les actions à mener — sans que vous ayez à appuyer sur record.
Étape par étape
Allez sur fathom.video et cliquez sur « Sign up with Google » (ou Microsoft selon votre compte).
Acceptez la connexion à votre calendrier (Google Calendar ou Outlook). Fathom voit vos meetings à venir.
Dans les paramètres, choisissez « Auto-record all meetings ». Optionnel : excluez vos 1:1 internes si vous voulez garder l'option de débrancher.
Pour votre prochaine réunion, vous verrez un petit avatar « Fathom » apparaître dans les participants. C'est normal. Personne d'autre ne reçoit la transcription, sauf si vous la partagez.
Après la réunion, attendez 2 minutes, puis ouvrez l'email Fathom. Vous y trouverez : transcript complet, résumé, liste des actions par personne, et timestamps clickables sur les passages clés.
Pro tip
Dites à votre équipe que vous testez Fathom et expliquez le bénéfice (plus de comptes-rendus à rédiger). 90 % adhèrent en 2 jours. Pour rassurer ceux qui hésitent : Fathom a une certification SOC 2, RGPD compliant, données stockées en UE.
Bénéfice immédiat
Zéro réunion sans compte-rendu. Historique searchable de tous vos appels client. Vous récupérez 1 à 2 heures par semaine que vous passiez à essayer de retrouver « ce qu'on s'était dit en mars avec ce prospect ».
Quick win 2 Le prompt qui reformule un email difficile en 30 secondes (3 min)
Le problème
Vous devez écrire un email à un client mécontent, refuser une demande sans froisser, ou relancer une facture impayée. Vous tournez 20 minutes autour du brouillon. Au final l'email est trop long, trop poli, ou trop sec — et vous le repoussez à demain.
La solution
Un prompt structuré que vous collez une fois dans Claude (gratuit sur claude.ai) et que vous réutilisez à vie. Il vous renvoie 2 versions de l'email — une chaleureuse, une business — en moins de 30 secondes.
Étape par étape
Allez sur claude.ai. Créez un compte gratuit en 2 clics (Google ou email).
Copiez le prompt ci-dessous et collez-le dans la conversation Claude.
Rôle : tu es un copywriter B2B FR senior qui sait doser fermeté et chaleur. Tu refuses les formules creuses. Voici l'email que je veux envoyer : [COLLEZ VOTRE BROUILLON ICI] Contexte client : [DÉCRIVEZ EN 2-3 LIGNES la relation, l'historique, le sujet sensible] Méthode : applique le framework BAB (Before / After / Bridge). - Before : situation telle que perçue par le client - After : la position que je veux établir - Bridge : la phrase qui justifie ma position Produis 2 variantes complètes : - Chaleureuse : ton humain, reconnaissance du point client - Business : ton direct, factuel, sans petites phrases Contraintes (à respecter dans les 2) : - Vouvoiement, max 120 mots par variante - Une seule action demandée à la fin - Reconnaitre le point client AVANT de poser ma position - Bannis : "j'espère que vous allez bien", "je me permets de", "Cher Monsieur/Madame", "ravi de", "bien cordialement" - Bannis : tournures passives, em-dash (—) Si le brouillon est trop court pour reformuler, demande-moi 1-2 précisions au lieu d'inventer.
Remplacez les deux blocs entre crochets par votre brouillon brut et le contexte. Pas besoin d'être propre : Claude reformule.
Lisez les 2 versions. Choisissez celle qui colle à votre relation client. Copiez-la dans Gmail/Outlook, ajustez 1 ou 2 mots si besoin, envoyez.
Sauvegardez ce prompt dans un Google Doc ou un Notion intitulé « Mes prompts ». Vous le réutiliserez toutes les semaines.
Pro tip
Si la sortie de Claude ne vous convient pas du premier coup, ne réécrivez pas le prompt. Tapez juste « Refais en plus court » ou « Plus ferme sur le délai » ou « Enlève la première phrase ». Claude garde tout le contexte.
Bénéfice immédiat
Vous arrêtez de procrastiner sur les emails sensibles. Le ton est plus pro et plus court. Et vous gagnez 15 à 20 minutes par email difficile, soit facilement 2 heures par semaine si vous en écrivez 5-10.
Quick win 3 3 règles Gmail qui trient vos emails par priorité (10 min)
Le problème
Vous recevez 30 à 100 emails par jour. Vous perdez 1 heure à trier le matin (ou pire, vous ne triez plus et vous laissez tout pourrir). Vous loupez des emails clients critiques noyés dans les newsletters.
La solution
3 filtres Gmail qui labellisent automatiquement vos emails entrants en 3 catégories : Action requise (vous y répondez le jour même), FYI (info, pas d'action), Newsletter (à lire à froid ou jamais). Vous voyez en ouvrant Gmail le matin si vous avez 5 vrais sujets ou 0.
Étape par étape
Ouvrez Gmail. En haut à droite, cliquez sur l'engrenage ⚙️ puis « Voir tous les paramètres » → onglet « Libellés » → « Créer un libellé ». Créez 3 libellés : 🔴 Action requise, 🟡 FYI, 📰 Newsletter.
Allez dans l'onglet « Filtres et adresses bloquées » → « Créer un filtre ». Filtre 1 (Newsletter) : dans le champ « De », tapez unsubscribe OR newsletter OR no-reply. Cliquez « Créer un filtre ». Cochez « Appliquer le libellé » → 📰 Newsletter, et « Ne pas l'afficher dans la boîte de réception ». Save.
Filtre 2 (FYI). « De » : notifications@ OR @linkedin.com OR @stripe.com OR factures@ (adaptez à vos sources d'info passive). Appliquez le libellé 🟡 FYI. Save.
Filtre 3 (Action requise). C'est le plus puissant. Tapez dans le champ « Inclut les mots » : urgent OR "merci de" OR "pourriez-vous" OR "j'attends" OR deadline. Appliquez le libellé 🔴 Action requise + cochez « Marquer comme important ». Save.
Le matin, ouvrez Gmail et cliquez d'abord sur le libellé 🔴. C'est votre vraie pile du jour. Le 🟡 vous le passez en revue à 17h. Le 📰 vous le lisez le samedi (ou jamais).
Pro tip
Vos filtres ne sont pas figés. Si trop d'emails commerciaux arrivent en 🔴 Action requise, ajoutez les domaines de vos prospects connus dans le champ « De » du filtre 1 ou 2. Au bout de 2 semaines, vos 3 filtres deviennent ultra-précis.
Bénéfice immédiat
Vous arrêtez de trier le matin. Vous voyez en 5 secondes si vous avez 0, 3 ou 12 vrais sujets à traiter. Et vous loupez moins d'emails clients critiques. Gain estimé : 30 à 60 minutes par jour, soit 3 à 5 heures par semaine.
Pour aller plus loin
Vos 3 priorités IA chiffrées et prioritisées
Ces 3 quick wins sont universels. Si vous voulez les 3 priorités IA pour votre métier précis — chiffrées en heures et en € de temps perdu / économisé, prioritisées sur vos vrais process, plus un plan d'action 4 jours pour les déployer — c'est ce qu'on fait dans le Diagnostic IA Kalyos.
500 € HT, livré en 48h après un call de cadrage de 60 minutes. Avant ça, vous pouvez recevoir gratuitement un plan d'action IA personnalisé selon votre profil PME (5 questions, 2 minutes, livré par email).
Recevoir mon plan d'action gratuitAntoine
Fondateur Kalyos · 10 ans entrepreneur